Genealogische Forschung digitalisieren

Die Ahnenforschung lebt von Dokumenten, Fotos und Geschichten. Doch Papier ist vergänglich, schwer zu organisieren und lässt sich nur mühsam mit anderen teilen. Die Archive der genealogischen Vereine platzen aus allen Nähten, so dass Nachlässe nur noch ungern auf Papier übernommen werden. Wer seine genealogische Arbeit langfristig sichern und nutzbar machen will, kommt an der Digitalisierung nicht vorbei.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine Forschung Schritt für Schritt digitalisieren kannst – von Dateien über Scanner bis hin zum GEDCOM-Format.

📑 Dokumente auswählen

In der Ahnenforschung sammeln sich schnell Unmengen an Unterlagen: Geburtsurkunden, Hochzeitsregister, alte Briefe, Fotos, Zeitungsartikel, Kirchenbucheinträge, Schriftverkehr und Notizen. Doch nicht alles, was wir aufbewahren, ist langfristig relevant und archivwürdig – und zu viel Material erschwert die Organisation. Daher ist eine sorgfältige Auswahl und Strukturierung der Dokumente entscheidend.

Kriterien für die Auswahl: 

Nicht jedes Dokument muss für die Nachwelt aufbewahrt werden. Überlege bei jedem Blatt:

  • Relevanz: Enthält das Dokument genealogisch wichtige Informationen? (z. B. Name, Geburts- oder Sterbedatum, Verwandtschaftsbeziehungen)
  • Einzigartigkeit: Gibt es das Dokument nur einmal? Originale oder seltene Quellen sind wichtiger als Kopien. Bücher stehen auch in den Archiven und Bibliotheken oder sind als Digitalisat bereits vorhanden. Kopien von Kirchenbüchern sind in Zeiten von Onlinearchiven (Archion (kostenpflichtig), Matricula (kostenfrei), zunehmend auch Landesarchive) unnötig geworden.
  • Zustand: Ist das Dokument beschädigt oder schwer lesbar? Digitalisierung kann es retten, aber du musst entscheiden, ob sich der Aufwand lohnt.
  • ⚠️ Wichtig: Prüfe, ob du das Recht an den Dokumenten hast. Personen haben das Recht am eigenen Bild.
    Achte darauf, dass du keinen Rechtsverstoß begehst!

📁 Dateien strukturieren

Nachdem du die relevanten Dokumente bestimmt hast, müssen diese nun in eine klare Struktur gebracht werden.

  • Ordner anlegen:
    Beispiel: Ahnenforschung > Familienname > Medien > Fotos
  • Dateien sinnvoll benennen:
    statt Scan001.jpg besser 1874_GEB_Mueller_Heiner.jpg
  • Formate wählen: Texte als PDF, für Fortgeschrittene als PDF/A (archivtauglich), Bilder als TIFF (verlustfrei, für Archivierung) oder JPEG (komprimiert, einfacher zu handhaben) speichern.
  • Tipp: Vermeide Sonderzeichen und Leerstellen, damit die Dateien auch unter anderen Betriebssystemen und in der Cloud korrekt gespeichert werden.
    Achte darauf, dass Verzeichnisstruktur und Dateinamen nicht zu lange werden.

📷 Medien digitalisieren

Viele genealogische Quellen liegen nur in Papierform vor. Mit einem Scanner machst du daraus durchsuchbare digitale Kopien.

  • Flachbettscanner: ideal für Urkunden, Briefe, Fotos → hohe Qualität, aber langsamer, z.B. Canon Lide 400.
  • Dokumentenscanner: praktisch für große Mengen (z. B. Vereinsarchive). Wichtigster Vorteil ist, dass dieser die Seiten automatisch einzieht.
    Tipp: 300 dpi (Standardqualität), 600 dpi für Fotos oder alte Schriftstücke
  • Alternative: Mit dem Smartphone + Scan-App (z. B. Adobe Scan, Microsoft Lens) kannst du ebenfalls gute Ergebnisse erzielen, wenn kein Scanner zur Verfügung steht.
    Große Dokument, zum Beispiel gezeichnete Stammbäume lassen sich nicht ins Din 4A Format quetschen. Ein Foto in hoher Auflösung ist dafür besser geeignet.
  • Praxis-Tipp: Bilder und lose Dokumente lassen sich unkompliziert zu einem PDF zusammenfügen. Dafür gibt es zahlreiche kostenfreie Programme, die entweder heruntergeladen oder direkt online genutzt werden können (z.B. PDF24). Diese Methode ist besonders praktisch für Dokumente, bei denen nicht die höchste Scan-Qualität erforderlich ist. Gleichzeitig sorgt sie für mehr Übersichtlichkeit und erleichtert das Verwalten und Weitergeben deiner Unterlagen.
  • ⚠️ Wichtig: Prüfe, ob du das Recht an den Dokumenten oder Medien hast. Bücher sind urheberrechtlich geschützt, Personen haben das Recht am eigenen Bild.
    Achte darauf, dass du keinen Rechtsverstoß begehst!

📤 GEDCOM exportieren

Wenn du dich mit Ahnenforschung beschäftigst, wirst du früher oder später auf den Begriff GEDCOM stoßen. Dieses Format ist der weltweite Standard zum Austausch von genealogischen Daten.

  • Was ist GEDCOM?
    GEDCOM (GEnealogical Data COMmunication) ist ein Textformat, das Stammbäume und genealogische Informationen (Namen, Daten, Orte, Verwandtschaftsbeziehungen) speichert.
  • Warum ist das wichtig?
    Mit GEDCOM kannst du deine Forschung unabhängig von der verwendeten Software speichern und weitergeben. Viele Programme wie Ahnenblatt, TNG oder Webtrees unterstützen Import und Export im GEDCOM-Format.
  • Praxis-Tipp:
    Exportiere regelmäßig eine GEDCOM-Datei als Backup – am besten zusätzlich in der Cloud und auf einer externen Festplatte. Stelle dabei sicher, dass du die neueste GEDCOM-Version 7.0 (Oktober 2025) und den Zeichensatz UTF-8 verwendest.
  • ⚠️ Wichtig: Personendaten und Familiendaten sind durch Datenschutzgesetze geschützt. Achte daher unbedingt darauf, dass du keine geschützten Daten weitergibst. Im Archivrecht gilt der Schutz von 110 Jahre für Geburten, 30 Jahre für Tod und 80 Jahre für Ehen. Die meisten genealogischen Programme haben entsprechende Filter beim Exportieren von GEDCOM.
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